Besuchermanagement

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Das Besuchermanagement zielt darauf ab, sehr einfach, und unter Einbezug der mobilen App Besucher zu erfassen, deren Verlassen des Geländes zu dokumentieren und die Daten im Rahmen des Datenschutzes automatisiert wieder zu löschen.

Dieser Teil der Dokumentation beschreibt die Komponente in der Web-Anwendung. Allerdings ist die gesamte Funktionalität des Moduls Besuchermangement nur dann voll ausgereizt, wenn es in Kombination mit dem Besuchermangement Modus der mobilen App verwendet wird.

Dashboard

Auf dem Dashboard gibt es zunächst eine neue Kachel um einen einfachen Besucherzähler anzuzeigen. Diese weist aus, wie viele Nutzer im Moment noch angemeldet sind.

Verwalten

Im Reiter Besuchermanagement siehst du alle erfassten Besucher. Oben weisen zwei Kennzahlen aus, wie viele Besucher aktuell Anwesend und wie viele bereits Abgemeldet sind.

Bild: Übersicht der Besucher mit Kennzahlen, Filtern und Liste.

Jeder Eintrag hat einen Besuchertyp: Besucher oder Fremdfirma. So unterscheidest du Gäste von Mitarbeitern externer Firmen. Der Typ wird als eigene Spalte angezeigt. Beim Anlegen über Erstellen (Dialog Besucher erstellen) wählst du den Besuchertyp direkt aus, vorbelegt ist Besucher; beim Selbst-Check-in per QR-Code wählen Besucher ihn selbst aus, sofern in den Einstellungen Besucherdokumente hinterlegt sind.

Über die Filter kannst du schnell und einfach nach Besuchern bestimmter Abteilungen, nach Ansprechpartner/in, nach Besuchertyp oder nach einem bestimmten Datum filtern. Über Exportieren erzeugst du eine Liste der Besucher, über Erstellen legst du einen neuen Besucher an.

Mit Vortage abmelden meldest du alle Besucher ab, die vor dem heutigen Tag angemeldet wurden und noch als anwesend gelten – etwa wenn Besucher am Vortag das Abmelden vergessen haben. Nach einer Sicherheitsabfrage wird bei diesen Besuchern das Ende auf den aktuellen Zeitpunkt gesetzt. Der Button steht Bearbeitern und Administratoren zur Verfügung.

Auf der Detailseite zeigt eine Markierung, ob der Besucher noch Angemeldet ist. Du kannst das Enddatum eintragen oder über den Abmelden-Button mit nur einem Klick die Abmeldung zum aktuellen Zeitpunkt setzen. Außerdem siehst du die Geplante Löschung der Besucherdaten. Die Detailseite hat die Reiter Übersicht und Änderungsprotokoll.

Bild: Detailseite eines angemeldeten Besuchers mit „Abmelden"-Button und geplantem Löschdatum.

Besucherterminal

Über die Mobile App von AMS Go kann ein Tablet als Besucherterminal eingerichtet werden. Den Besuchermanagement-Modus der App können alle starten, die Besucher erstellen dürfen – also Administratoren und Bearbeiter, sofern die Berechtigungen nichts anderes festlegen.

Einstellungen

Unter Menü > Besuchermanagement > Einstellungen steuerst du das Besuchermanagement für deinen Standort. Den Reiter Einstellungen sehen nur Administratoren.

• Selbst-Check-In von Besuchern via QR-Code – Besucher melden sich über einen am Empfang ausgehängten QR-Code selbst an. Der Code wird täglich automatisch erneuert.
• Abteilungsauswahl bei Besucheranmeldung – ist sie aktiv, kann bei der Anmeldung eine Abteilung gewählt werden. Nur dann steht in der Besucherliste auch der Abteilungs-Filter zur Verfügung.
• Gruppenanmeldungen erlauben – erlaubt, bei der Anmeldung weitere Personen (Name & Kommentar) mit zu erfassen.
• Notizen / Anmerkungen bei Besucheranmeldung – blendet ein optionales Notiz-/Anmerkungsfeld in der Anmeldung ein.
• Fachfunktion für Ansprechperson – schränkt die Auswahl der Ansprechperson auf Nutzer mit einer bestimmten Fachfunktion ein.
• Besuchermanagement Datenverwahrung in Tagen (Bereich Fristen) – nach wie vielen Tagen die Besucherdaten gelöscht werden. Der Standardwert beträgt 60 Tage und sollte aus Datenschutzgründen nicht über 90 Tage gewählt werden.
• Weitere Besuchersprache – eine zusätzliche Sprache, in der übersetzte Besucherdokumente hinterlegt werden können. Besucher können die Dokumente dann in dieser Sprache erhalten.
• Anmeldungen gegen Sanktionsliste prüfen – gleicht jede Besucheranmeldung mit der EU-Finanzsanktionsliste ab (siehe Sanktionslistenprüfung).
• Verantwortliche Person für Treffer – erscheint nur bei aktiver Sanktionslistenprüfung. Diese Person wird bei einem Treffer per E-Mail informiert. Ohne Auswahl geht die E-Mail an den Standort-Eigentümer.

Besucherdokumente

Ebenfalls in den Einstellungen des Besuchermanagements hinterlegst du optionale Dokumente (PDF oder Bild), die Besucher beim Check-in lesen und bestätigen müssen – getrennt nach Besuchertyp:

• Dokumente für Fremdfirmen – z. B. Sicherheitsunterweisungen für Mitarbeiter externer Firmen.
• Dokumente für Gäste – z. B. allgemeine Verhaltensregeln.

Ist eine Weitere Besuchersprache eingestellt, kannst du jedes Dokument zusätzlich in dieser Sprache hinterlegen.

Sammelpunkte

In den Standort-Einstellungen legst du im Reiter Stammdaten in der Karte Sammelpunkte über Sammelpunkt anlegen die Sammelpunkte deines Standorts an – die Orte, an denen sich Besucher im Notfall einfinden sollen. Unter Sammelpunkte für Besucher in den Einstellungen des Besuchermanagements wählst du aus, welche davon Besuchern beim Check-in angezeigt werden.

Sind Sammelpunkte hinterlegt, wird Besuchern beim Selbst-Check-in ein eigener Schritt „Sammelpunkte im Notfall" angezeigt. Die Besucher sehen die Sammelpunkte auf einer Karte und bestätigen sie mit „Zur Kenntnis genommen"; die Bestätigung wird dokumentiert.

Sanktionslistenprüfung

Ist in den Einstellungen des Besuchermanagements Anmeldungen gegen Sanktionsliste prüfen aktiv, wird jede Besucheranmeldung mit der EU-Finanzsanktionsliste abgeglichen – beim Anlegen eines Besuchers und bei jeder Änderung von Vor- oder Nachname sowie der Begleitpersonen. Geprüft werden der Besucher selbst und alle Begleitpersonen.

Datenschutz

Ergänze die Datenschutzinformation für Besucher entsprechend, bevor du die Prüfung aktivierst.

Bei einem Treffer wird niemand automatisch abgelehnt. Stattdessen gilt:

• Der Check-in des Besuchers ist gesperrt, bis eine Person den Treffer geprüft hat. Das gilt auch für den Selbst-Check-in per QR-Code und das Besucherterminal; der Besucher sieht dort nur den Hinweis, sich an den Empfang zu wenden.
• Der Besucherausweis lässt sich nicht drucken, der Besucher zählt nicht als anwesend und die Ansprechperson wird erst nach der Freigabe benachrichtigt.
• Die verantwortliche Person für Treffer (sonst der Standort-Eigentümer) erhält eine E-Mail mit dem Button Anmeldung prüfen.
• In der Besucherliste zeigt die Spalte Sanktionsprüfung den Stand: Potenziell gefährlich · Check-in gesperrt oder Geprüft und freigegeben.

So prüfst du einen Treffer:

1. Öffne den Besucher. Oben im Reiter Übersicht siehst du die Karte Treffer auf der Sanktionsliste – bitte prüfen mit dem geprüften Namen, dem Eintrag der Liste und dessen Angaben (z. B. Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Sanktionsprogramm, EU-Referenznummer, Rechtsgrundlage).
2. Vergleiche die Angaben, z. B. anhand des Ausweises.
3. Entscheide:
   • Besucher freigeben – trage eine Begründung ein (Pflichtfeld, z. B. „Ausweis geprüft, anderes Geburtsdatum"). Der Check-in ist danach möglich; Prüfer, Datum und Begründung bleiben am Besucher dokumentiert.
   • Besucher ablehnen und löschen – die Anmeldung wird abgelehnt und unwiderruflich gelöscht. Eine Begründung ist hier optional.

Prüfen darf, wer den Besucher bearbeiten darf. Treffer, Freigabe und Ablehnung werden im Reiter Änderungsprotokoll des Besuchers festgehalten.

Outlook-Add-in

Mit dem Outlook-Add-in AMS Besucher melden Mitarbeiter die externen Teilnehmer ihrer Outlook-Termine direkt als Besucher vor – ohne die Web-App zu öffnen.

Einrichtung (Menü > Besuchermanagement > Einstellungen, Karte Outlook-Add-in):

1. Lade über Manifest herunterladen die Manifest-Datei herunter.
2. Binde sie in Outlook ein – entweder selbst über „Eigene Add-ins" (ohne Administratorrechte) oder zentral durch die IT über das Microsoft-365-Admin-Center. Beide Wege beschreibt die Seite Anleitung für Mitarbeiter und IT Schritt für Schritt.
3. Melde dich im Add-in einmalig mit deinem AMS-Go-Konto an (auch per Single-Sign-On). Die Anmeldung gilt 30 Tage.

Voraussetzung ist ein Postfach in Exchange Online. Das Add-in steht allen Mitgliedern des Standorts zur Verfügung, unabhängig von ihrer Rolle.

Bedienung in Outlook: Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Termins, den du selbst organisierst, erscheint in der Menüleiste die Gruppe AMS Go mit der Schaltfläche Besucher anmelden.

• Externe Teilnehmer sind vorausgewählt. Je Teilnehmer kannst du Firma, Besuchertyp, Kennzeichen und Sprache ergänzen.
• In AMS anmelden legt die Besucher mit Beginn und Ende des Termins an; du bist die Ansprechperson. Die Besucher erhalten auf Wunsch die Einladungsmail.
• Aktualisieren überträgt spätere Änderungen am Termin. Teilnehmer, die du aus dem Termin entfernst, werden als Besucher gelöscht.
• Besuch absagen löscht alle Besucher des Termins, die noch nicht eingecheckt haben.

Nur der Organisator des Termins kann die Besucher über das Add-in ändern oder absagen. Bereits eingecheckte Besucher bleiben unverändert. Pro Termin sind bis zu 50 Teilnehmer möglich.

Wird einem Besucher im Add-in eine Sprache zugewiesen, erhält er Einladungsmail und Besucherdokumente in dieser Sprache (Standortsprache oder die eingestellte Weitere Besuchersprache).