Gefährdungsbeurteilungen

Mit dem Modul Gefährdungsbeurteilungen erstellst, bearbeitest und revisionierst du deine Gefährdungsbeurteilungen. Die Detailseite führt dich dabei als Assistent in 7 Schritten durch den kompletten Prozess — vom Vorbereiten bis zum Fortschreiben. Festgestellte Mängel und Maßnahmen findest du zusätzlich im Aktionsplan.

Gefährdungsbeurteilungen nutzen Vorlagen, welche wiederum den Gefährdungsfaktoren Katalog nutzen. Administratoren finden beide oben auf der Seite Menü > Gefährdungsbeurteilungen im Bereich Administration als Reiter Gefährdungsfaktoren und Vorlagen. Über den Reiter Einstellungen legen sie u. a. die Risikobewertung und die Freigabe von Revisionen für das Modul fest.

Begehungen sind Teil der Gefährdungsbeurteilung: Du startest sie direkt aus dem jeweiligen Schritt heraus (siehe Begehungen). Für Begehungen vor Ort empfehlen wir die Mobile App — damit dokumentierst du Mängel inklusive Bildern besonders einfach.

Übersicht

Unter Menü > Gefährdungsbeurteilungen findest du alle Gefährdungsbeurteilungen deines Standortes. Am oberen Rand siehst du die Kennzahlen Entwurf, Freigegeben und Überprüfung fällig. Über die Filter Nach Abteilung filtern, Nach Typ filtern und Nach Verantwortliche Person filtern sowie die Suche schränkst du die Liste ein.

Bild: Übersicht Gefährdungsbeurteilungen mit Kennzahlen und Filtern

Die Spalten – unter anderem Typ, Status, Revisionsnummer und Handlungsbedarf – zeigen dir den Zustand jeder Gefährdungsbeurteilung. Per Klick auf einen Spaltenkopf sortierst du die Liste – auch nach Typ, Status und Revisionsnummer. Über Sichtbare Spalten blendest du Spalten ein oder aus. Beim Exportieren werden ausgeblendete Spalten ebenfalls nicht ausgegeben.

Dateiablage

Zu jeder Gefährdungsbeurteilung gehört ein eigener Unterordner im Ordner Gefährdungsbeurteilungen, den du über Dateiablage Öffnen direkt aus der Übersicht erreichst. Er enthält 4 Ordner:

• Archiv (für ältere Versionen aus der Zeit vor AMS Go)
• Bilder (alle Bilddateien, die du beim Bearbeiten hochlädst)
• Mitgeltende Unterlagen (alle nicht-Bild-Dateien)
• Revisionen (alle über AMS Go erstellten Revisionen)

Bild: Gefährdungsbeurteilung Ordner

Dateien manuell hochladen

In den automatisch erstellten Unterordnern kannst du Dateien auch direkt hochladen. Diese tauchen dann aber nicht automatisch in der Gefährdungsbeurteilung auf. Das manuelle Hochladen dient als zusätzliche Ablage für Dateien, die außerhalb von AMS Go entstehen.

Vorschau

Wenn bereits eine Revision existiert, öffnest du über Herunterladen (in der Übersicht) die Dateivorschau. Von dort kannst du die Datei herunterladen oder umbenennen/verschieben.

Übersicht Exportieren

Über Exportieren lädst du die aktuelle Übersicht (Filter werden berücksichtigt) als PDF herunter. Diese Datei wird nicht in AMS Go abgelegt.

Neue Gefährdungsbeurteilung

Über Erstellen legst du eine neue Gefährdungsbeurteilung an. Pflichtfelder sind Bezeichnung, Datum, Kategorie, Vorlage, Abteilung und Verantwortliche Person; optional sind Beschreibung und Standardwert für Realisierungstermin. Die Vorlage wählst du, nachdem du die Kategorie gesetzt hast. Administratoren können im Feld Abteilung über Neue Abteilung direkt eine fehlende Abteilung anlegen (Anlegen & auswählen); sie wird sofort übernommen und mit Neu markiert.

Bild: Dialog „Erstellen"

Kategorie und Vorlage kannst du nachträglich nicht mehr ändern, da sie bestimmen, welche Gefährdungsfaktoren initial aufgenommen werden. Die Faktoren selbst kannst du später jederzeit ergänzen oder entfernen.

Zur Auswahl stehen die System-Vorlagen und die eigenen Vorlagen deines Standorts. Vorlagen, die eine Unterkategorie weiter spezifizieren, erscheinen in der Auswahl eingerückt mit „↳".

Der Assistent: 7 Schritte

Die Detailseite zeigt oben eine Kennzahlen-Leiste: Gesamtfortschritt, Kein Handlungsbedarf, Handlungsbedarf, Zu prüfen und Offene Maßnahmen (inklusive überfälliger Maßnahmen). Darunter führen 7 Schritte durch den Prozess. Jeder Schritt zeigt seinen eigenen Fortschritt (z.B. „2/15").

Bild: Detailseite mit Kennzahlen-Leiste und den 7 Schritten (Ausführliche Sicht)

Schritt 1 — Vorbereiten

Unter Allgemeines pflegst du die Stammdaten: Bezeichnung, Datum, Abteilung, verantwortliche Person, Standardwert für Maßnahmen-Fälligkeit und die Bewertungsmethode (ISO 13849 (S/F/P) oder Nohl-Risikomatrix (Schwere × Häufigkeit)). Außerdem siehst du hier, wann die nächste Revision fällig ist. Zusätzlich kannst du Betriebsanweisungen verknüpfen und Mitgeltende Unterlagen hochladen (diese erscheinen nicht in der gedruckten Variante).

Weitere Karten in diesem Schritt:

• Gefahrstoffe – Gefahrstoffe, die bei den beurteilten Tätigkeiten eine Rolle spielen. Die Verknüpfung siehst du auch am Gefahrstoff im Reiter Gefährdungsbeurteilungen.
• Qualifikationen – Qualifikationen, die für die beurteilten Tätigkeiten erforderlich sind.
• Teilnehmer / Beteiligte Personen – Nutzer deines Standorts, die an der Gefährdungsbeurteilung mitwirken. Sie werden in allen Personen-Auswahlfeldern der Gefährdungsbeurteilung zuerst vorgeschlagen und erscheinen im Ausdruck unter Beteiligte Personen. Unter Vorschläge aus Maßnahmen übernimmst du per Klick Personen, die in Maßnahmen bereits als verantwortlich, vertretend oder prüfend eingetragen sind.
• Ausprägungen – wenn eine Gefährdungsbeurteilung für mehrere gleichartige Objekte gilt (z. B. mehrere Gabelstapler), legst du je Objekt eine Ausprägung an: als freie Bezeichnung oder – bei aktivem Prüfmanagement (Beta) – als Prüfobjekt bzw. Prüfgruppe. Gefährdungen und Maßnahmen gelten dann wahlweise für alle oder nur für bestimmte Ausprägungen (siehe Geltungsbereich in Schritt 3). Ab zwei Ausprägungen zeigt die Abweichungs-Matrix die Unterschiede.

Schritt 2 — Ermitteln

Hier prüfst du die Vorlage: Passt jeder Gefährdungsfaktor zu deinem Bereich? Du markierst jeden Faktor als Passt oder Nicht relevant; der Zähler zeigt Passend / Nicht relevant / Zu Prüfen. Mit Alle als passend bestätigen bestätigst du alle offenen Faktoren auf einmal. Über Neuer Gefährdungsfaktor, Aus Katalog und KI-Vorschläge ergänzt du weitere Faktoren. Mit Weiter zu Bewertung springst du zum nächsten Schritt.

Bild: Schritt 2 „Ermitteln" mit Vorlagen-Review

Schritt 3 — Beurteilen

Jeden passenden Faktor bewertest du einzeln. Zu jedem Faktor siehst du die Leitfrage und die hinterlegte Schutzmaßnahme. Du hältst den Ist-Zustand fest (mit positiver oder negativer Vorformulierung als Ausgangspunkt), bewertest das Risiko nach der gewählten Bewertungsmethode, begründest die Bewertung und triffst die Beurteilung: Kein Handlungsbedarf, Handlungsbedarf oder Zu Prüfen. Bilder kannst du direkt am Faktor anhängen; sie werden automatisch in der Dateiablage einsortiert. Nicht zutreffende Faktoren markierst du als nicht relevant.

Maßnahmenvorschläge: Sind im Gefährdungsfaktor Katalog Vorschläge zu einem Faktor hinterlegt, beantwortest du sie hier je Vorschlag mit Bereits umgesetzt, Umsetzen oder Nicht umsetzen. Nur Umsetzen legt eine Maßnahme für den Aktionsplan an und setzt den Faktor auf Handlungsbedarf. Ein Zähler zeigt, wie viele Vorschläge bereits umgesetzt sind. Die Beschreibung des Ist-Zustands ist bei solchen Faktoren optional.

Geltungsbereich (Optional): Hat die Gefährdungsbeurteilung Ausprägungen (siehe Schritt 1), legst du hier fest, für welche Ausprägungen die Gefährdung gilt. Leer bedeutet: gilt für alle. Neue Maßnahmen übernehmen den Geltungsbereich des Faktors; bei bestehenden Maßnahmen fragt AMS Go, ob der Geltungsbereich für alle übernommen werden soll.

Schritt 4 — Maßnahmen festlegen

Für jeden Faktor mit Handlungsbedarf legst du Maßnahmen fest — über Neue Maßnahme oder per KI-Vorschlag. Der Ist-Zustand aus Schritt 3 wird dir dabei angezeigt. Alternativ kannst du das Risiko akzeptieren und dies begründen.

Schritt 5 — Maßnahmen durchführen

Hier verfolgst du die Umsetzung aller Maßnahmen — wahlweise als Kanban-Board oder Liste mit Priorität, verantwortlicher Person, Fälligkeit und Status. Dieselben Maßnahmen findest du auch im Aktionsplan. Markierst du eine Maßnahme als erledigt, hältst du fest, was getan wurde, und planst die Wirksamkeitskontrolle – mit einem Termin (Wirksamkeitskontrolle geplant am) oder mit Keine Wirksamkeitskontrolle notwendig samt Begründung.

Schritt 6 — Wirksamkeit

Für erledigte Maßnahmen prüfst du, ob sie tatsächlich wirken. Du bestätigst die Wirksamkeit — oder setzt die Maßnahme zurück auf offen, wenn sie nicht wirksam war. Maßnahmen, bei denen du Keine Wirksamkeitskontrolle notwendig gewählt hast, zählen hier bereits als abgeschlossen.

Schritt 7 — Fortschreiben

Hier siehst du, ob die Revision aktuell ist und wann die nächste Revision fällig wird. Die Revisionshistorie listet alle Versionen; das Änderungsprotokoll dokumentiert lückenlos alle Änderungen an der Gefährdungsbeurteilung.

Einfache und Ausführliche Sicht

Oben rechts wechselst du zwischen zwei Sichten. Standardmäßig startet die Einfache Sicht; deine Auswahl merkt sich der Browser.

• Ausführliche Sicht — die 7 Schritte wie oben beschrieben.
• Einfache Sicht — 4 Schritte: Übersicht, Bearbeiten, Maßnahmen & Wirksamkeit und Fortschreiben. Ermitteln, Beurteilen und Maßnahmen festlegen werden zu einem Schritt Bearbeiten zusammengefasst, Durchführen und Wirksamkeit zu Maßnahmen & Wirksamkeit. Du bearbeitest dabei jeden Faktor komplett in einem Zug.

Bild: Einfache Sicht mit 4 Schritten

Begehungen

Begehungen startest du direkt aus dem passenden Schritt über den Button Begehungsprotokolle. Je nach Schritt gibt es drei Arten:

• Erfassungs-Begehung (Schritt 2) — vor Ort begehen, Bilder machen, anschließend Faktoren zuordnen oder neu erstellen.
• Beurteilungs-Begehung (Schritt 3) — eine Auswahl von Faktoren im Rahmen einer Begehung bewerten, z.B. mobil oder als separates Protokoll.
• Wirksamkeits-Begehung (Schritt 6) — die Wirksamkeit mehrerer Maßnahmen prüfen; Maßnahmen werden bestätigt oder zurück auf offen gesetzt.

Jede Begehung ist ein eigenständiges Dokument. Die Ergebnisse übernimmst du anschließend in die Gefährdungsbeurteilung.

Eigenständige Begehungen

Zusätzlich gibt es den Menüpunkt Menü > Begehungsprotokolle mit einer Übersicht aller Begehungen. Dort kannst du Begehungen auch ohne Bezug zu einer Gefährdungsbeurteilung durchführen, z.B. für Audits oder Ad-hoc-Kontrollgänge. Die Begehungen im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung funktionieren unverändert.

In anderen Standort kopieren

Administrierst du mehrere Standorte, kopierst du eine Gefährdungsbeurteilung über das Aktionsmenü oben rechts mit In anderen Standort kopieren in einen anderen Standort. Das Original bleibt unverändert.

1. Wähle den Zielstandort (nur Standorte, die du ebenfalls administrierst).
2. Lege Abteilung und Verantwortliche Person im Zielstandort fest.
3. Entscheide, ob Bilder und Anhänge mitkopiert werden sollen.
4. Unter Personen zuordnen wählst du für Personen, die im Zielstandort nicht Mitglied sind, wer ihre Rolle in der Kopie übernimmt. Ohne Auswahl bleibt das Feld leer.
5. Klicke auf Kopieren.

Kopiert werden Stammdaten, Kapitel, Gefährdungsfaktoren inklusive Bewertungen, Maßnahmen und Ausprägungen. Nicht kopiert werden unter anderem Betriebsanweisungen, Gefahrstoffe, Qualifikationen, beteiligte Personen, Revisionen, Begehungen, das Änderungsprotokoll und Prüfobjekt-Verknüpfungen.

Revisionen & Drucken

Über Revision speichern (oben rechts) erstellst du eine neue Revision der Gefährdungsbeurteilung. Dabei kannst du einen Kommentar hinterlegen; die erzeugte PDF wird im Ordner Revisionen der Dateiablage abgelegt.

Die Druckvorlage enthält ein Titelblatt mit Briefkopf des Standortes, den Stammdaten, Behörden & Versicherung, den verantwortlichen Personen des Standortes (z.B. Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt), der Revisionshistorie und einer Kurzübersicht.

Bild: Titelblatt der gedruckten Gefährdungsbeurteilung

Ist eine Freigabe von Revisionen aktiviert (siehe Standort-Einstellungen), muss eine neue Revision erst durch eine zweite Person freigegeben werden. Bis zur Freigabe bleibt die letzte bestätigte Revision aktiv.

Beim Mehrstufigen Freigabeprozess startest du mit Revision speichern den Freigabeprozess. Die Revision entsteht erst nach dem letzten Schritt. Bis dahin ist die Gefährdungsbeurteilung für Änderungen gesperrt.