Gefahrstoffmanagement

Im Gefahrstoffmanagement verwaltest du alle Gefahrstoffe deines Standorts. Du legst Gefahrstoffe an, hinterlegst Sicherheitsdatenblätter, pflegst die sicherheitsrelevanten Daten und revisionierst sie regelmäßig. Du erreichst das Modul über Menü > Gefahrstoffe. Oben wechselst du zwischen den Reitern Gefahrstoffe (die Liste aller Gefahrstoffe), Zusammenlagerung (Lagerklassen-Matrix) und Substitutionsprüfungen (Übersicht aller Substitutionsprüfungen). Gehört dein Standort zu einer Organisation, kommt der Reiter Gefahrstoffe in der Organisation hinzu (siehe unten). Administratoren finden dort außerdem den Reiter Einstellungen (siehe Einstellungen).

Übersicht

Der Reiter Gefahrstoffe (Menü > Gefahrstoffe) listet alle Gefahrstoffe des Standorts. Oben siehst du vier Kennzahlen: Gefahrstoffe (Gesamtzahl), Mit Sicherheitsdatenblatt, Ohne Sicherheitsdatenblatt und Revision überfällig.

Bild: Übersicht des Gefahrstoffmanagements mit Kennzahlen, Filtern und Liste.

Über die Suche findest du Gefahrstoffe nach Produktbezeichnung, Hersteller oder Herstellernummer. Mit den Filtern schränkst du nach Abteilung, Signalwort und Wassergefährdungsklasse ein; unter Weitere Filter stehen zusätzliche Kriterien (z. B. Hersteller, Lieferant). Über Sichtbare Spalten blendest du Tabellenspalten ein oder aus. Archivierte Gefahrstoffe sind standardmäßig ausgeblendet; über die Filter Archivierte anzeigen und Nur archivierte holst du sie in die Liste.

In der Liste zeigt ein farbiges Symbol das Signalwort (Gefahr/Achtung) an. Die Spalten zeigen u. a. Produktbezeichnung/Handelsname, Hersteller, Lieferant, Wassergefährdungsklasse und das hinterlegte Sicherheitsdatenblatt. Über Exportieren erzeugst du eine PDF-Übersicht, über Erstellen legst du einen neuen Gefahrstoff an.

Gefahrstoff anlegen

Der Dialog Gefahrstoff erstellen führt dich in zwei Schritten durch das Anlegen. Er startet mit dem Sicherheitsdatenblatt, weil die Stoffdaten direkt daraus übernommen werden können.

1. Klicke in der Übersicht auf Erstellen.
2. Schritt Sicherheitsdatenblatt: Der Schalter Sicherheitsdatenblatt vorhanden ist vorausgewählt. Lade das Sicherheitsdatenblatt hoch. Bleibt Aus Sicherheitsdatenblatt extrahieren aktiv, liest eine KI das Datenblatt aus und füllt viele Felder automatisch vor – z. B. Produktbezeichnung, Signalwort, Hersteller, GHS-Symbole, Wassergefährdungsklasse sowie H-, EUH- und P-Sätze. Das Erstellen kann dann einige Sekunden dauern.
3. Ohne Extraktion – oder wenn du Sicherheitsdatenblatt vorhanden ausschaltest – trägst du die Produktbezeichnung / den Handelsnamen selbst ein (Pflichtfeld). Das Datenblatt lädst du dann später auf der Detailseite hoch.
4. Schritt Betrieblicher Umgang: Optional ergänzt du Verantwortliche Person, Interne Bestellnummer, Einsatzweck, Abteilungen und ein Produktbild.

Du kannst alle Inhalte auch manuell pflegen. Die KI-Extraktion ist nur eine Hilfe, um die zahlreichen Datenpunkte schneller vorzubefüllen; prüfe die übernommenen Werte anschließend.

Detailseite

Auf der Detailseite siehst du oben das Signalwort als farbige Markierung sowie Hersteller, Lieferant und Wassergefährdungsklasse. Die Leiste Gefahrenprofil fasst die wichtigsten Gefahrenmerkmale (GHS-Symbole, H-/P-Sätze) zusammen und verlinkt das aktuelle Sicherheitsdatenblatt. Optional hinterlegst du im Bereich Allgemeines ein Produktbild – es wird auf der Detailseite anstelle des Symbols angezeigt.

Bild: Detailseite eines Gefahrstoffs mit Gefahrenprofil, Reitern und dem Bereich „Allgemeines".

Oben rechts stehen die Aktionen Sicherheitsdatenblatt hochladen, Vorschau herunterladen und Revision Speichern.

Die Inhalte sind in Reiter gegliedert:

• Details – alle Stammdaten, untergliedert in Allgemeines, Lagerverwaltung, Stoffeigenschaften, Gefährdung durch Einatmen, Gefährdung durch Hautkontakt, Brand und Explosion, Toxikologie, Entsorgungshinweise, PSA, Gefahrgut / ADR und CAS-Nummern.
• Substitutionsprüfung – die dokumentierte Substitutionsprüfung des Gefahrstoffs.
• Sicherheitsdatenblatt – alle hochgeladenen Sicherheitsdatenblätter (SDB) zu diesem Gefahrstoff.
• Revisionen – die revisionierten Versionsstände als PDF.
• Betriebsanweisung – die mit dem Gefahrstoff verknüpfte Betriebsanweisung.
• Gefährdungsbeurteilungen – die Gefährdungsbeurteilungen, in denen der Gefahrstoff berücksichtigt wird. Die Verknüpfung stellst du hier oder in der Gefährdungsbeurteilung im Schritt „Vorbereiten" her.
• Änderungsprotokoll – die protokollierten Änderungen am Gefahrstoff.

Substitutionsprüfung

Für jeden Gefahrstoff ist eine Substitutionsprüfung Pflicht – nach dem Anlegen sofort und danach mindestens jährlich. Du findest sie im Reiter Substitutionsprüfung auf der Detailseite. Ein Assistent führt dich Schritt für Schritt durch die Prüfung:

Bild: Reiter „Substitutionsprüfung" auf der Detailseite eines Gefahrstoffs.

1. Verwendung – Liegt ein Befreiungsgrund vor? Zum Beispiel: nur für analytische Zwecke, nur geringe Exposition oder haushaltsübliche Bedingungen (z. B. Desinfektionsmittel, Spülmittel). Trifft ein Grund zu, ist keine weitere Prüfung erforderlich – begründe bzw. weise ihn nach.
2. Möglichkeit – Ist eine Substitution technisch möglich und wirtschaftlich tragbar? Falls nicht, hältst du die Erläuterung dazu fest.
3. Vergleich – nur wenn eine Substitution möglich und tragbar ist. Du stellst den aktuellen Gefahrstoff einer Alternative gegenüber (GHS-Symbole, H-/EUH-Sätze, Flammpunkt, CMR, Wassergefährdungsklasse, Preis). Als Alternative wählst du einen vorhandenen Gefahrstoff aus dem Verzeichnis oder lädst das Sicherheitsdatenblatt der Alternative hoch – die Vergleichswerte werden dann automatisch übernommen.
4. Ergebnis – Du hältst fest, ob die Substitution durchgeführt oder der Stoff weiter verwendet wird, und ergänzt bei Bedarf eine Anmerkung.

Wird der Stoff weiter verwendet, ist die nächste Substitutionsprüfung nach einem Jahr fällig. Wird die Substitution durchgeführt, entfällt die jährliche Folgeprüfung. Stattdessen erinnert dich der Reiter daran, den Gefahrstoff zu archivieren, sobald er ersetzt ist. Ist der Stoff drei Monate nach dieser Entscheidung noch aktiv, zeigt die Detailseite den Hinweis Substitution noch nicht abgeschlossen mit dem Button Archivieren – archiviere den Stoff dann oder führe die Substitutionsprüfung erneut durch. In der Übersicht der Substitutionsprüfungen steht bei solchen Stoffen Archivierung ausstehend; der Filter Überfällig erfasst sie ebenfalls.

Übersicht der Substitutionsprüfungen

Im Reiter Substitutionsprüfungen (Menü > Gefahrstoffe) siehst du den Stand aller Substitutionsprüfungen und der gewählten Ersatzstoffe deines Standorts auf einen Blick. Über die Filter grenzt du die Liste ein – nach Geprüft / Noch nicht geprüft, nach dem Ergebnis der Prüfung sowie nach Mit Ersatzstoff und Überfällig.

Sicherheitsdatenblätter

Über Sicherheitsdatenblatt hochladen hinterlegst du ein neues SDB. Es wird als aktuelles Sicherheitsdatenblatt geführt; die Revisionsnummer des Gefahrstoffs ändert sich dadurch nicht. So sind nach und nach mehrere Versionen des Sicherheitsdatenblatts möglich – das jeweils neueste wird beim Erstellen einer Revision automatisch an das Dokument angehängt.

Das aktuelle Sicherheitsdatenblatt wird oben im Reiter hervorgehoben dargestellt (mit Dateiname, Upload-Datum und Vorschau über das Augen-Symbol); die älteren Versionen stehen darunter. Ist noch kein SDB hinterlegt, weist ein Hinweis darauf hin.

Direkt neben dem aktuellen Sicherheitsdatenblatt steht die Aktion Extrahieren. Damit lässt du die KI das hinterlegte Sicherheitsdatenblatt erneut auswerten und die Daten übernehmen.

Steht die regelmäßige SDB-Prüfung an, kannst du mit Weiterhin aktuell bestätigen, dass das hinterlegte Sicherheitsdatenblatt noch das aktuellste des Herstellers ist – optional mit einer Anmerkung (z. B. Rückmeldung des Herstellers). Die nächste Prüfung wird dann um ein Jahr verschoben, die Bestätigung erscheint im Änderungsprotokoll.

Zentrale SDB-Datenbank

AMS Go pflegt eine zentrale Datenbank mit Stammdatenblättern häufig verwendeter Gefahrstoffe. Erkennt das System ein passendes Stammdatenblatt, erscheint auf der Detailseite ein Hinweis („In der zentralen Datenbank gibt es ein passendes Stammdatenblatt"). Über Automatische Updates aktivieren verknüpfst du deinen Gefahrstoff damit — er wird dann automatisch über neue Versionen des Sicherheitsdatenblatts informiert.

Liegt für einen verknüpften Gefahrstoff eine aktuellere SDB-Version vor, zeigt die Detailseite den Hinweis „Neue Version des Sicherheitsdatenblatts verfügbar". Mit Version übernehmen holst du die neue Version als aktuelles Sicherheitsdatenblatt in deinen Standort; dabei kannst du die zugehörigen Datenpunkte wie bei der KI-Extraktion prüfen und übernehmen.

Revisionen

Über Vorschau herunterladen lädst du den aktuellen Stand des Gefahrstoffs als PDF herunter, ohne eine Revision zu erzeugen. Beim Erstellen einer Revision (Revision Speichern) wird der aktuelle Stand zusammen mit dem neuesten Sicherheitsdatenblatt als gemeinsame PDF gespeichert und die Revisionsnummer hochgezählt. Steht eine Überprüfung an, weist die Kennzahl Revision überfällig in der Übersicht darauf hin.

Ist eine Freigabe von Revisionen aktiviert (siehe Standort-Einstellungen bzw. die Einstellungen des Moduls), muss eine neue Revision erst durch eine zweite Person freigegeben werden. Bis zur Freigabe bleibt die letzte bestätigte Revision aktiv.

Gefahrstoff archivieren

Wird ein Gefahrstoff nicht mehr verwendet, kannst du ihn über Archivieren auf der Detailseite archivieren. Für archivierte Gefahrstoffe muss nicht länger regelmäßig eine aktuelle Version des Sicherheitsdatenblatts hochgeladen werden; sie können auch nicht erneut freigegeben werden. Archivieren ist nur für freigegebene Gefahrstoffe (mit Revision) möglich.

Archivierte Gefahrstoffe verschwinden aus der Standard-Übersicht – über die Filter Archivierte anzeigen bzw. Nur archivierte findest du sie wieder. Mit Archivierung aufheben holst du einen Gefahrstoff zurück.

Verknüpfung mit Betriebsanweisungen

Im Reiter Betriebsanweisung verknüpfst du den Gefahrstoff mit einer Betriebsanweisung. Ein Gefahrstoff kann genau einer Betriebsanweisung zugeordnet sein. Solange noch keine zugeordnet ist, wählst du eine bestehende Betriebsanweisung aus oder lässt auf Basis der Gefahrstoffdaten eine Betriebsanweisung per KI generieren. Sobald eine Betriebsanweisung zugeordnet ist, entfällt die KI-Erzeugung.

Die Verknüpfung funktioniert auch in der Gegenrichtung: Auf der Detailseite einer Betriebsanweisung kannst du über die Karte Gefahrstoffe Gefahrstoffe zuordnen oder entfernen.

Gefahrstoffe in der Organisation

Gehört dein Standort zu einer Organisation, findest du im Reiter Gefahrstoffe in der Organisation die Gefahrstoffe der anderen Standorte deiner Organisation. Über Übertragen übernimmst du einen Gefahrstoff in deinen Standort.

Bei einer übernommenen Kopie werden Stoffdaten und Sicherheitsdatenblatt automatisch mit dem Ursprungs-Standort synchronisiert und sind hier schreibgeschützt – ein Hinweis „Übernommen vom Standort …" auf der Detailseite zeigt das an. Abteilungen, Verantwortliche, Lagerverwaltung und Substitutionsprüfung pflegst du dagegen lokal. Über Verknüpfung lösen trennst du die Kopie vom Ursprungs-Standort; sie erhält dann keine Updates mehr.

Zusammenlagerung (Lagerklassen)

Im Reiter Zusammenlagerung (Menü > Gefahrstoffe) prüfst du, welche Gefahrstoffe gemeinsam gelagert werden dürfen. Die Zusammenlagerungsmatrix stellt alle Gefahrstoffe mit Lagerklasse (LGK) gegenüber.

Bild: Zusammenlagerungsmatrix der Gefahrstoffe nach Lagerklasse (LGK).

Oben siehst du vier Kennzahlen: Gefahrstoffe (Gesamtzahl), Lagerklasse (LGK) (Anzahl verschiedener Lagerklassen), Mit Lagerklasse und Ohne Lagerklasse.

In der Matrix wird jeder Gefahrstoff mit Lagerklasse gegen jeden anderen gestellt. Spalten und Zeilen sind nach Lagerklasse gruppiert; das Symbol in jeder Zelle zeigt die Zusammenlagerung an:

• + Zusammenlagerung erlaubt (grün)
• ∼ Zusammenlagerung eingeschränkt (gelb)
• – Zusammenlagerung verboten (rot)
• ? Keine Angabe (grau)

Mit den Filtern schränkst du die Matrix ein – nach Revisionsstatus (alle oder nur freigegebene), Hersteller, Lieferant, Abteilung und Signalwort. Gefahrstoffe ohne Lagerklasse haben keine definierte Zusammenlagerung und werden unterhalb der Matrix gesondert aufgeführt.

Lagerbereiche am Gefahrstoff

Im Bereich Lagerverwaltung der Detailseite pflegst du zusätzlich die Lagerbereiche, in denen der Stoff gelagert wird (z. B. „Halle 2", „Sicherheitsschrank Werkstatt"), und optional den Lagerplatz (Regal / Fach). Bereits verwendete Lagerbereiche werden beim Eintippen vorgeschlagen. Auf Basis der Lagerbereiche prüft AMS Go die Zusammenlagerung konkret: Liegt in einem Lagerbereich ein Konflikt der Lagerklassen vor, zeigt die Detailseite eine Warnung (z. B. „… darf nicht mit LGK … zusammengelagert werden").

Einstellungen

Administratoren erreichen über den Reiter Einstellungen (Zahnrad-Symbol) die Einstellungen, die nur das Gefahrstoffmanagement betreffen:

• Freigabe von Revisionen – ob neue Revisionen erst freigegeben werden müssen (dieselbe Einstellung wie in den Standort-Einstellungen). Bei Benutzerdefinierter Prozess (pro Modul) legst du hier unter Freigabeprozesse den Ablauf für Gefahrstoffe fest – auch als mehrstufigen Prozess.
• Berechtigungen – wer Gefahrstoffe sehen, ansehen, erstellen, bearbeiten und löschen darf (siehe Berechtigungen).