Aktionsplan

Im Aktionsplan verwaltest du alle Maßnahmen deines Standorts an einer zentralen Stelle. Du erreichst das Modul über Menü > Aktionsplan.

Der Aktionsplan bündelt Maßnahmen aus allen Quellen des Systems – aktuell aus manuell angelegten Maßnahmen, aus Gefährdungsbeurteilungen, aus Begehungsprotokollen und aus dem Prüfmanagement (Prüfungen und Prüfobjekte).

Übersicht

Die Übersicht listet alle Maßnahmen des Standorts. Oben siehst du drei Kennzahlen: Offen, Gelöst und Überfällig (jeweils mit Anteil in Prozent). Überfällig sind offene Maßnahmen, deren Fälligkeitsdatum in der Vergangenheit liegt.

Bild: Übersicht des Aktionsplans mit Kennzahlen, Filtern und Maßnahmenliste.

Über die Suche findest du Maßnahmen nach ihrer Bezeichnung. Mit den Filtern schränkst du ein:

• Mir zugewiesen / Indirekt zuständig / Alle des Standorts – nur deine Maßnahmen, Maßnahmen zu Objekten, die du verantwortest (z. B. eine Gefährdungsbeurteilung oder ein Prüfobjekt), oder alle des Standorts. Deine offenen Maßnahmen siehst du auch auf dem Dashboard.
• Nach Status filtern – Offen, Gelöst oder Geschlossen.
• Nach Überprüfung filtern – Geprüft, Noch nicht geprüft oder Nicht notwendig (Stand der Wirksamkeitskontrolle).
• Nach Herkunft filtern – wähle zuerst die Art der Quelle (z. B. Gefährdungsbeurteilung, Begehungsprotokoll oder Prüfobjekt) und dann den Eintrag.

Über Sichtbare Spalten blendest du Tabellenspalten ein oder aus. Mit Exportieren erzeugst du eine PDF-Übersicht, über Erstellen legst du eine neue Maßnahme an.

Spalten

• STOP – die Stufe der Maßnahme nach dem STOP-Prinzip: Substitution, Technisch, Organisatorisch, Persönlich (PSA).
• Bezeichnung und Beschreibung der Maßnahme.
• Fällig am – das Fälligkeitsdatum.
• Maßnahmenverantwortliche(r) – die zuständige Person.
• Priorität – Hoch, Mittel oder Niedrig.
• Herkunft – woher die Maßnahme stammt (Manuell erstellt, eine Gefährdungsbeurteilung oder ein Gefährdungsfaktor). Bei Maßnahmen aus einer Gefährdungsbeurteilung zeigt die Liste unter der Bezeichnung zusätzlich das Kapitel und den Gefährdungsfaktor an. Gilt die Maßnahme nur für bestimmte Ausprägungen der Gefährdungsbeurteilung (z. B. ein einzelnes Prüfobjekt), steht hier Gilt nur für: ….
• Status – Offen, In Bearbeitung, Erledigt oder Geschlossen.
• Überprüfung – der Stand der Wirksamkeitskontrolle (nur bei erledigten Maßnahmen): Geprüft, Noch nicht geprüft (mit dem geplanten Termin, falls hinterlegt) oder Nicht notwendig.

Maßnahme anlegen

1. Klicke in der Übersicht auf Erstellen.
2. Trage die Bezeichnung ein (Pflichtfeld) und optional eine Beschreibung.
3. Wähle die STOP-Stufe und die Priorität.
4. Lege ein Fälligkeitsdatum und eine verantwortliche Person fest.
5. Speichere die Maßnahme. Sie ist zunächst Offen und ohne Herkunft (Manuell erstellt).

Maßnahmen aus einer Gefährdungsbeurteilung entstehen dort automatisch und erscheinen mit der entsprechenden Herkunft im Aktionsplan.

Gefährdungsfaktor oder Prüfung verknüpfen

Rechts auf der Detailseite einer Maßnahme findest du die Karte Verknüpft mit. Damit verknüpfst du eine Maßnahme nachträglich mit einem Gefährdungsfaktor aus einer Gefährdungsbeurteilung oder mit einer Prüfung aus dem Prüfmanagement (Beta).

Bild: Detailseite einer Maßnahme mit den Karten „Gefährdungsfaktor" und „Prüfung"

1. Klicke auf der Karte auf +.
2. Wähle unter Verknüpfen mit Gefährdungsfaktor oder Prüfung.
3. Suche den gewünschten Eintrag, wähle ihn aus und klicke auf Verknüpfen.

Verknüpfst du einen Gefährdungsfaktor, übernimmt die Maßnahme dessen Gefährdungsbeurteilung als Herkunft. Über Verknüpfung aufheben löst du die Verknüpfung wieder; die Maßnahme gilt dann wieder als Manuell erstellt.

Status und Wirksamkeitskontrolle

Jede Maßnahme hat einen Status und – davon unabhängig – eine Wirksamkeitskontrolle.

Nächster Schritt

Oben auf der Detailseite zeigt die Box Nächster Schritt, was als Nächstes ansteht, und bietet die passende Schaltfläche an:

• Fehlt noch die verantwortliche Person, heißt der Schritt Maßnahme planen – über Angaben ergänzen trägst du verantwortliche Person und Fälligkeitsdatum nach.
• Bei einer offenen Maßnahme: Bearbeitung starten mit In Bearbeitung nehmen.
• In Bearbeitung: Umsetzen und als erledigt markieren mit Als gelöst markieren. Im Dialog trägst du Durchgeführt am und Was wurde getan? ein und planst gleich die Wirksamkeitskontrolle: entweder einen Termin unter Wirksamkeitskontrolle geplant am – oder du wählst Keine Wirksamkeitskontrolle notwendig und begründest das unter Nicht notwendig, weil (Pflichtfeld).
• Erledigt, aber noch nicht geprüft: Wirksamkeit prüfen – du trägst Geprüft am, Geprüft von und einen Prüfkommentar direkt in der Box ein. Ein geplanter Termin steht in der Box als Geplant für ….
• Erledigt und geprüft – oder Wirksamkeitskontrolle als nicht notwendig begründet: Nichts mehr zu tun.

Ist die Maßnahme überfällig, steht in der Box zusätzlich Fällig seit …. Ohne Bearbeitungsrecht siehst du die Box ohne Schaltfläche.

Den Status steuerst du auf der Detailseite der Maßnahme:

1. Eine neue Maßnahme ist Offen.
2. Mit In Bearbeitung nehmen setzt du sie auf In Bearbeitung.
3. Mit Als gelöst markieren setzt du sie auf Erledigt.

Die Wirksamkeitskontrolle dokumentierst du in der Box Nächster Schritt oder über die Schaltfläche Wirksamkeit prüfen oben auf der Detailseite: Datum, prüfende Person und ein Kommentar, wie die Wirksamkeit überprüft wurde. Ist die Wirksamkeit einer Maßnahme bestätigt, sollte sie auf Erledigt stehen.

Hast du beim Erledigen Keine Wirksamkeitskontrolle notwendig gewählt, gilt die Maßnahme ohne Prüfung als abgeschlossen. Die Begründung bleibt an der Maßnahme gespeichert, und die Detailseite zeigt oben die Markierung Keine Wirksamkeitskontrolle notwendig. Eine geplante, aber überfällige Wirksamkeitskontrolle erscheint im Arbeitsvorrat.

Kommentare

Im Reiter Kommentare der Maßnahmen-Detailseite hältst du den Arbeitsstand fest – was wurde getan, was ist offen, was ist zu beachten. Über Kommentar hinzufügen schreibst du einen neuen Kommentar; jeder Eintrag zeigt Autor und Zeitpunkt. Kommentieren kann jeder, der die Maßnahme sehen darf; löschen kannst du nur deine eigenen Kommentare.